Hogyan működik a tanácsadás?

A közös munka első lépése minden esetben a személyes találkozás, de online tanácsadás igénybevételére is lehetőség van, a Google Meet felületén.

Ennek alkalmával lesz lehetőségünk az információcserére, egymás munkájának megismerésére, a lehetőségek függvényében a célok meghatározására.

Második lépésben elkészítem az általam javasolt munkatervet. A munkaterv tartalmazza a kitűzött célhoz vezető lépéseket, munkafolyamatokat. Ezeket minden esetben átbeszéljük közösen is, majd jóváhagyást követően kezdődhet a közös munka.

A munkatervet nagyban meghatározza:

  • az adott szervezet működésének áttekintése,
  • folyamatok szabályozottságának felmérése,
vagyis, hogy egy pontos képet kapjunk arról, hogy jelen pillanatban az adott szervezet „hol tart”.

Ezt követően az alábbi munkafolyamatokból tevődik össze a minőségirányítási rendszer kiépítése:

Minőségirányítási Kézikönyv elkészítése

A Minőségirányítási Kézikönyv fogja az egész rendszert átfogóan tükrözni.
Ez adja meg a rendszerműködés keretét.
Tartalmazza az MSZ EN ISO 9001:2015-ös szabvány pontjait. Amennyiben tanúsítást nem szeretnénk (egyelőre), úgy bármelyik pont módosítható, alakítható.

Minőségcélok meghatározása

A minőségcélokat általában az adott évre készítjük, de természetesen vehetjük alapul a rendszer kiépítését és felülvizsgálati időintervallumát.
Ahogyan a nevében is szerepel, célokat határozunk meg. Ez kiterjed(het) valamennyi szervezeti egységre a humánerőforrástól a technikai folyamatokig. Rövid és hosszú távú célokat is érdemes meghatározni, határidőkkel, felelősökkel megjelölve.

SWOT elemzés

A SWOT analízis legegyszerűbben megfogalmazva egy aktuális helyzetelemzést takar. Az aktuális állapotot tárja elénk, amely megmutatja az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és veszélyeket a szervezetre/cégre vonatkozóan.
A SWOT angol mozaikszó, jelentése:

  • S: Strenghts: erősségek
  • W: Weaknesses: gyengeségek
  • O: Opportunities: lehetőségek
  • T: Threats: veszélyek
Az elemzés elvégzéséhez javaslom, hogy a szervezettől többen is vegyenek részt, mert minden résztvevő más szemszögből látja, ítéli meg a szervezetet, továbbá egy nagyszerű együttgondolkodást valósíthatunk meg.
Az analízis elkészítését követően érdemes tervet készíteni a megadott szempontokra vonatkozóan.

Elégedettségi felmérések (vevői, munkavállalói)

Minőségügyi szakemberként rendkívül fontosnak tartom, ezáltal a munkám középpontjába helyeződött a vevői és munkavállalói elégedettségek felmérése. Hogy miért? Véleményem szerint a kétoldali elégedettség nagyban hozzájárul az eredményes működéshez.
„Az igazi érték mindig a felszín alatt rejtőzik.”
Ezekből az eredményekből kaphatunk legpontosabban információt arról, hogy szervezetünk felé a vevők és munkavállalók milyen igényt támasztanak, milyen elvárásaik vannak.
Ehhez kívánok segítséget nyújtani a felmérések elkészítésében való közreműködésemmel.

Kockázatértékelés

Az MSZ EN ISO 9001:2015-ös szabvány szerinti kockázatértékelés remek lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezet feltérképezze, feltárja és kezelje valamennyi tevékenységi területén, munkafolyamataiban azokat a pontokat, amelyek fokozott kockázatot jelentek a működés során.

Dokumentációs rendszer kidolgozása (külső–belső)

A dokumentációs rendszer alapját mindig a folyamatokat meghatározó törvények, jogszabályok, belső szabályozók képezik. Javasolt külön dokumentációs rendszer létrehozása valamennyi szervezeti egységre (pl. külön gazdálkodás, külön szolgáltatás nyújtás, technikai folyamatok, stb.).

Panasz, reklamációkezelés

A panaszokat és a reklamációkat minden esetben egy erre rendszeresített nyomtatványon rögzíteni kell és ki kell vizsgálni, ezt követően pedig a panasz tevőnek írásbeli/szóbeli visszajelzést kell adni.

Ellenőrzési terv készítése

Az ellenőrzési terv csoportdöntés alapján készülhet éves szinten, féléves szinten. Valamennyi területre és folyamatra terjedjen ki, felelősök megjelölésével.

Ismeret átadás

Éves képzési tervet készítsünk, melyek megtörténtét oktatási jegyzőkönyvben és a jelenlévők aláírásával tudjuk leigazolni. A bizonyos képzéseket munkatársak is megtarthatnak, amennyiben éreznek ehhez ambíciót és rendelkeznek a megfelelő tudással.
A képzések terjedjenek ki a kötelező oktatásokra (munka- és tűzvédelem, minőségügyi), valamint ha a dolgozók szakmai továbbképzéseken vesznek részt célszerű, hogy egy belső értekezlet keretén belül adják tovább munkatársaiknak a továbbképzéseken hallottakat.

Fenntartási, rendszer-karbantartási időszakára vonatkozó feladatok

Évente két belső audit javasolt, illetve ha tanúsítással kívánunk élni, akkor ezeken kívül még egy külső audit is történik, amit követően kapja meg a szervezet a tanúsítványt.
Az auditok minden esetben teljes körűek, valamint a külső auditáló szervezet által meghatározottak szerint történik.